Ako funguje ReFIS – firemný informačný systém

Ako majiteľ firmy chcete, aby Vám firma prinášala dlhodobý úžitok. To znamená, že chcete, aby Vaša firma fungovala produktívne. Produktívne fungujúca firma je taká firma, ktorá plní svoj zmysel (t.j. uspokojuje potreby a priania svojich spotrebiteľov):

• s minimálnymi zdrojmi (ľudskými, finančnými, materiálovými, časovými atď.)
• s maximálnym využitím možností informačných technológií
• v súlade s lokálnou legislatívou a legislatívou EÚ.

Nutnou podmienkou k tomu, aby firma fungovala produktívne je:

1. vykonávanie iba tých činností, ktoré nie sú zbytočné (aj keď to môže znieť banálne, ste si istý, že Vaša firma také činnosti nevykonáva?)
2. riadenie výsledku činnosti, nie riadenie činnosti
3. riadenie firmy na základe kvalitných informácií
4. produktívne využívanie pracovníkov firmy
5. využívanie možností informačných technológií
6. riadenie majetku firmy tak, aby majetok bol využívaný produktívne
7. riadenie iných zdrojov firmy (elektrickej energie, vody, plynu, tepla, komunikácie, PHM atď.)
8. riadenie financií firmy. K riadeniu financií je potrebný kvalitný informačný systém, ktorý poskytne informácie:
   • o spotrebe peňazí podľa zdroja spotreby
   • o výške potrebných finančných zdrojov v čase (podklad pre investičné rozhodnutia, pôžičky a úvery).
   • pre plánovanie peňazí.
9. fungovanie v súlade s lokálnou legislatívou a legislatívou EÚ (napr. účtovanie a vykazovanie podľa IFRS, správa registratúry, ochrana osobných údajov atď.).

Informačný systém ReFIS pomáha pri každom vyššie uvedenom bode. Vašej firme umožní fungovať produktívne a poskytne Vám strategické informácie o smerovaní firmy.

Ako riaditeľ firmy neustále zlepšujete Váš biznis. Hľadáte nové príležitosti. Chcete zvyšovať tržby a náklady chcete držať pod kontrolou. Aby ste však vedeli, či to robíte správne, potrebujete poznať (správne) čísla. Čo sa stane ak ich nemáte?

Firmu začnete riadiť podľa pocitov a skúseností. Rozhodujete sa tak, ako sa Vám zdá v danom momente najlepšie? Takýto prístup nie je výnimka, väčšina z vyše 1 100 výkonných riaditeľov v prieskume EIU a PwC priznalo, že rozhodnutia robia viac na základe intuície ako informácií. Hlavnú bariéru pre používanie dát pri svojich rozhodnutiach hrá ich kvalita, presnosť, kompletnosť a komplikovanosť – tvrdí ďalej report.

Ten istý prieskum zistil, že medzi skupinou riaditeľov, ktorá sa označila za „silne dátami riadených“ (data-driven) je trikrát viac respondentov spokojných so svojimi rozhodnutiami za posledné 2 roky. Iný prieskum z roku 2012 od spoločnosti Oracle ukazuje, že až 93% riaditeľov si myslí, že ich spoločnosť prichádza o možnosti príjmu len preto, že nevyužívajú dáta.

Čo vysvetľuje tento rozdiel,

• keď na jednej strane sú si vedúci pracovníci vedomí potreby rozhodovať sa na základe dát a zároveň je potvrdené, že takéto informované rozhodovanie prináša lepšie výsledky
• a na druhej strane väčšina dáta pri svojom rozhodovaní nepoužíva?

Ako spomína report od PwC, príčinu treba hľadať v kvalite dát, ich presnosti, kompletnosti a komplikovanosti.
Pozrime sa na jednotlivé príčiny:

• Komplikovanosť vychádza z toho, že dostávate informácie z účtovníctva, nie z informačného systému pre riadenie financií. Finančné oddelenie často vedú ľudia, ktorí predtým pracovali ako účtovníci a nie finanční profesionáli – nepoznajú skutočné potreby biznisu a nevedia, čo vlastne majú robiť.
  Komplikovanosť je zdedená priamo z komplikovaného daňového systému, jeho množstva výnimiek alebo spôsobov odpisov.
  Podvojné účtovníctvo sa prvýkrát objavilo v 13. storočí a bolo navrhnuté s ohľadom na vtedajšie možnosti. Samotné podvojné účtovanie bolo zavedené ako detekcia ľudskej chyby pri výpočtoch (hodnota strany aktív sa vždy rovná hodnote strany pasív). Kým mýliť sa je ľudské, počítače sa pri výpočtoch nemýlia. V dnešnej dobe tieto koncepty nie sú potrebné. Zo zotrvačnosti sa používajú ďalej a poskytujú komplikované, daňovým systémom zaťažené a skreslené informácie.
• Ku skreslenosti informácií, či ich kvalite a presnosti len krátka poznámka: bežne sa účtuje tak, aby bol vykázaný čo najmenší zisk, pričom reálny zisk firmy ostáva rovnaký. Toto opäť poukazuje na to, ako ľahko je možné v účtovníctve manipulovať. Chcete naozaj pomocou účtovníctva „riadiť“ firmu?
• Aby ste mali informácie kompletné, potrebujete okrem pohľadáviek a záväzkov poznať aj plány, rozpočty, ich porovnanie so skutočnosťou, možnosti pre tvorbu cenovej ponuky alebo pre tvorbu cenníkov, atď. Tieto informácie Vám vie poskytnúť informačný systém ReFIS.
• Dôležitú úlohu pri využívaní údajov hrá aj ich dostupnosť a rýchlosť. Ak musíte čakať niekoľko dní, kým Vám údaje poskytne finančné údaje; často radšej použiteje intuíciu. Riešením je vybudovať finančný informačný systém a podporiť ho kvalitným finančným softvérom.

Viete, že biznis potrebuje kvalitné informácie. Časy, keď ste reagovali na požiadavky biznisu pracným vytváraním zostáv a niekoľkodňovým dolovaním údajov v dokladoch sú už naštastie preč. Teraz pôsobíte ako strategický partner firmy a jej vedenia.

Každý pracovník firmy má k dispozícii okamžite na pár kliknutí všetky údaje, ktoré potrebuje pre svoju prácu. Pracovníkom firmy sú poskytované také informácie, aby dokázali optimalizovať svoju spotrebu peňazí vo firme:

• Vedúci personalistiky sa Vás nemusí pýtať, koľko zaplatil za všetky školenia v roku 2015.
• Správca vozového parku od Vás nepožaduje informácie o tom, koľko stálo prezúvanie pneumatík. Informáciu o tom, koľko peňazí bolo vložených do opráv auta BL-123CK za posledné 4 roky si vie nájsť tiež sám. A to vrátane údržby a opráv, auto-potrieb do auta, cestnej dane, diaľničných známok, havarijného poistenia alebo PZP, leasingu, nájmu, PHM alebo umývania.
• Nezvoní Vám neustále telefón, aby sa Vás obchodník spýtal, či už zákazník uhradil faktúru.
• Projektový vedúci vie porovnať finančný plán projektu so skutočnosťou v ktoromkoľvek momente.

Alebo toto vo Vašej firme ešte nefunguje? Začali si vaši kolegovia vytvárať svoju evidenciu v Exceli, pretože od Vás údaje nedostali?
Ak áno, Váš prípad nie je ničím výnimočný. Nepríjemná pravda znie takto: finančné oddelenia neposkytujú manažmentu a ostatným oddeleniam užitočné informácie a odporúčania potrebné k riadeniu spoločnosti a k rozhodovaniu. Podľa prieskumu poradenskej firmy CEB má takýto názor 79% opýtaných členov vedenia firiem.

Informačný systém ReFIS umožňuje sledovať finančné údaje jednotlivým zodpovedným pracovníkom podľa pridelených prístupových práv. Tieto informácie sú aktualizované v reálnom čase. Odľahčí tak finančné oddelenie od manuálneho vytvárania zostáv a zároveň poskytne aj finančnému riaditeľovi údaje, aby mohol zabezpečiť:

• produktívne finančné pokrytie každodenných prevádzkových operácií
• že sú vytvorené finančné rezervy pre neočakávané udalosti
• financie pre schválené investície
• že je v každom momente najlepšie zhodnotený voľný finančný majetok

Pravidelne odovzdávate projekty na čas, v stanovenom rozsahu (a v požadovanej kvalite). Samozrejme, v dohodnutej cene. Na to, aby ste tak robili, potrebujete kvalitné nástroje, ktoré podporia Vašu činnosť. Na pár kliknutí potrebujete vedieť:

• aké boli výdaje na konkrétny projekt a za čo sme platili?
• prečo sú výdaje na konkrétny projekt podstatne vyššie ako na iný podobný projekt?
• aké budú výdaje na nový projekt?
• ako porovnať plán so skutočným priebehom projektu?
• ktoré projekty majú po odovzdaní veľa reklamácií a prečo?

ReFIS Vám umožní ľahké porovnanie projektov vzájomne medzi sebou, projektu s jeho plánom, vyhodnotenie plánu a jeho presnosti, tvorbu cenových ponúk a kalkulácií. Alebo odpovie na otázku, za čo sme v rámci projektu platili. To všetko na pár kliknutí, bez nutnosti evidencie v samostatnom súbore MS Excelu. Je možné prepojiť ReFIS s odmeňovacím systémom.

Stretávate sa s niektorým z problémov uvedených nižšie?

• Projekty majú časový sklz, pretože Vám chýba materiál, stroje alebo iné zdroje. Prečo ich firma nekúpila vopred?
• Trávite väčšinu času v teréne a na projekte, pritom na stole v kancelárii Vás čaká veľa faktúr na schválenie?
• Cenová ponuka pre zákazníka a realita sú dve rôzne veci?
• Stáva sa Vám, že zabúdate vyfakturovať niektoré vykonané práce?
• Neviete, ktoré faktúry už finančné oddelenie uhradilo dodávateľom? Musíte im stále telefonovať?

Aj tieto ReFIS elegantne rieši, bez nadbytočnej práce - všetky údaje Vám poskytne na pár kliknutí. K informáciám máte prístup aj z mobilu.