Software pro zpracování 10 000 faktur ročně?

Zadání od klienta:

• Zajistit elektronizaci oběhu dokladů ve firmě.
• Získat větší přehlednost, řád a kontrolu nad dokumenty, které proudí do firmy.
• Zajistit okamžitou a jasnou zodpovědnost za schvalování faktur.

Navržené řešení:

Ve společnosti HÍLEK a spol., a.s. ročně zpracují přibližně 10 000 faktur. ReFIS dokáže sbírat, zpracovávat a přehledně archivovat doklady. Elektronické zpracování a schvalování dokladů v rámci ReFIS-u bylo proto jasnou volbou, kterou jsme přizpůsobili individuálním potřebám klienta. Nastavili jsme ReFIS tak, aby dokázal automaticky přečíst z dokladů i nadstandardní údaje, jako jsou informace o značce, modelu auta a konkrétní VIN číslo auta. Díky tomu může společnost HÍLEK přesně sledovat doklady a náklady na konkrétní auto nebo model.

Implementace:

ReFIS ve firmě HÍLEK a spol., a.s. zavedli v lednu 2021. Během pandemie COVID-19 bylo téměř nutností optimalizovat a elektronizovat nakládání s doklady ve firmě a změnit jejich oběh na bezpapírový, rychlejší a přehlednější. Transformace se povedla rychle, efektivně a bezbolestně.

Výsledky:

Zrychlila se práce s dokumenty, které se nyní zpracovávají digitálně bez manuálního přepisování. Dokumenty jsou přehledně tříděny v rámci elektronického archivu, kde se nic neztratí. Všechny došlé faktury ve firmě HÍLEK a spol., a.s. přicházejí přes systém ReFIS, kde procházejí schvalováním podle určených pravidel. Po schválení se importují do účetního programu spolu s uvedením účtu a střediska.