ReFIS pro vnitrofiremní nákupy v Hedin Automotive zajistil komplexní řešení
Klient:
Hedin Automotive provozuje prodejní a servisní síť automobilových značek Mercedes Benz, KIA v Bratislavě a dalších 8 městech na Slovensku
Implementace ReFIS:
červen 2022
Funkce ReFIS:
Vnitrofiremní e-shop, objednávky a podpora práce pro oddělení nákupu.
Výsledky:
- Zjednodušení a zpřehlednění nákupních procesů ve firmě od vytváření interních nákupních žádanek, jejich schvalování, až po vytváření objednávek a sledování dodání a fakturace.
- Automatické generování objednávek urychluje jejich zpracování
- Vyšší efektivita díky digitálnímu přehledu o stavu dokladů, reportingu a automatickému párování faktur s objednávkami
Zadání od klienta:
- Vytvořit vnitrofiremní e-shop a digitalizovat procesy, které zrychlí nákupy zboží do firmy a umožní jednoduchou a efektivní kontrolu nad doklady ze strany zodpovědných manažerů.
Navržené řešení:
Vytvoření interního e-shopu v rámci ReFIS-u, ve kterém místo placení zaměstnanci vytvářejí žádanky na nákupy, které schvalují manažeři. Fungování navrženého řešení:
- Příslušný zaměstnanec v rámci ReFIS si vkládáním do nákupního košíku vytvoří žádanku na zboží nebo služby, které potřebuje do firmy nakoupit
- Odpovědný pracovník podle oprávnění žádanku schválí a následně oddělení nákupu ze schválených žádanek vytvoří objednávky, které odešle dodavatelům.
- Příjem zboží od dodavatele potvrzuje odpovědný pracovník potvrzením faktury. K jejímu schvalování již nedochází, pokud její výše nepřekračuje schválenou částku na žádance.
Klient Hedin Automotive v rámci ReFIS-u využívá také elektronizaci dokumentů – proto je faktura od dodavatele i automaticky přečtena prostřednictvím OCR (automatické rozpoznávání textu) a zarchivována.
Implementace:
Adaptace zaměstnanců na ReFIS byla plynulá, rozdělená na fáze.
Výsledky:
Interní e-shop v Hedin Automotive Bratislava přinesl zaměstnancům na oddělení nákupu pohodlnější práci a ušetřil jim čas. Dnes vytvářejí a schvalují objednávky mnohem jednodušeji a zároveň celý proces funguje rychleji a digitálně. V Hedin Automotive díky ReFISu získali větší přehled o dokumentech (žádanky, objednávky, faktury). Archiv s digitalizovanými doklady jim přinesl i zjednodušený přehled o jejich stavu a rychlejší dohledání spolu s identifikací odpovědnosti za jejich schválení.
Klient:
Hedin Automotive provozuje prodejní a servisní síť automobilových značek Mercedes Benz, KIA v Bratislavě a dalších 8 městech na Slovensku
Implementace ReFIS:
červen 2022
Funkce ReFIS:
Vnitrofiremní e-shop, objednávky a podpora práce pro oddělení nákupu.
“Ještě před samotnou implementací jsme si řešení měli možnost vyzkoušet s uživateli, což nám výrazně pomohlo při rozhodování. Implementaci jsme se rozhodli řešit po fázích a po odděleních. Klíčoví zaměstnanci si mohli vyzkoušet systém ještě ve fázi přípravy na reálných dokladech a odladit tak nastavení.”
“Schvalování požadavku na nákup je identické a stejně jednoduché jako pro doklady. Automatické generování objednávek urychluje zpracování. Přehled o stavu dokladů, reporting, automatizované párování faktury na objednávku, to vše přináší digitalizaci a vyšší přehlednost a efektivitu do naší společnosti.”
“Nákupy zboží pro kancelář jsme dříve sice řešili koordinovaně, ale až ReFIS jim dal jasnou strukturu a plně je zautomatizoval. Na více úrovních to ulehčilo práci zaměstnancům od zbytečných úkonů. Nám zodpovědným za schvalování dokladů to také usnadnilo práci, kterou nyní můžeme věnovat důležitějším věcem.”
„Po zavedení ReFIS-u jsme získali digitální archiv došlých dokladů a objednávek, který jsme dříve neměli v takové formě a bylo složité dohledávat doklady v jejich originální podobě. Díky digitalizaci získáváme pořádek v dokladech. ReFIS nám poskytuje přehled o jejich stavu a přináší automatizaci v procesech formou pravidel, které si víme flexibilně nastavit. Systém ReFIS a jeho dodavatele vnímám jako velice flexibilního partnera, který se snažil pokrýt všechny naše business i IT potřeby, což se nám společně podařilo.“
Digitalizujte zpracovaní dokladů i vy:
Zobrazit kontaktNaši vybraní klienti
Další případové studie
-
HÍLEKRychleji, přehledněji a pod kontrolou - tak dnes zpracovává doklady firma HÍLEK
-
Hedin AutomotiveDigitalizací nákupního procesu získal Hedin Automotive větší přehled a vyšší efektivitu
-
PIXEL FEDERATIONZdigitalizované a automatizované účetní procesy urychlily práci účetnímu oddělení
-
ISMONTReFIS nám umožňuje mít jednotlivé projekty pod kontrolou a zlepšit manažerské rozhodování
-
COM-thermDíky rozpočtu v ReFIS máme přesný přehled o nákladech a umíme dosahovat zisku
-
AUTOPOLISElektronická archivace dokladů, díky čemuž jsou doklady v AUTOPOLIS pod lepší kontrolou